วิธีการสร้างจดหมายเวียน

การทำจดหมายเวียนด้วย Microsoft Wordโปรแกรม Microsoft Word มีเครื่องมือที่จะช่วยให้ท่านเตรียมเอกสารที่มีลักษณะเหมือนกัน ทำให้ช่วยประหยัดเวลาในการทำงานและทรัพยากรอันมีค่าของท่านอย่างคุ้มค่าที่สุด เครื่องมือดังกล่าวคือ Mail Merge หรือการสร้างจดหมายเวียน ในการทำจดหมายเวียนต้องการเอกสาร 2 ส่วนคือ
1.เอกสารหลัก (main document) เป็นแฟ้มที่เก็บเนื้อความหลัก เช่น จดหมายเชิญประชุม สัญญาโครงการวิจัย เป็นต้น
2.แหล่งข้อมูล (data source) เป็นแฟ้มข้อมูลที่เก็บข้อมูลที่แปรเปลี่ยนไปของเอกสารแต่ละฉบับ เช่น ผู้ที่ต้องการส่งจดหมายเชิญสำหรับจดหมายเชิญประชุมหรือ ชื่อผู้วิจัย, ที่อยู่ผู้วิจัย, ชื่อโครงการวิจัย, เงินอุดหนุนวิจัย เป็นต้น สำหรับสัญญาโครงการวิจัย แหล่งข้อมูลจะอยู่ในรูปของตารางข้อมูล ซึ่งอาจสร้างมาจาก MS word, Excel, หรือ ฐานข้อมูล อื่นๆ

การผนวกเอกสารหลักกับแหล่งข้อมูลเมื่อเตรียมเอกสารหลักและแหล่งข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้เปิดไฟล์ของเอกสารหลักไว้ แล้วเลือกเมนูTools -> Mail Merge ซึ่งมี 4 ขั้นตอน
1.Main document เลือก Create -> Form Letters แล้วเลือก Active window
2.Data Source เลือก GetData -> Open Data Source แล้วเลือกไฟล์ที่เก็บแหล่งข้อมูล
3.Merge the Data with Document เลือก Merge หาก Mail Merge ไม่พบ Merge field ก็จะให้เราเลือก Edit Document แล้วเลือก Insert field ตามตำแหน่งที่ต้องการในเอกสารหลัก เมื่อเลือกฟิลด์ที่ต้องการแล้วจะปรากฏเครื่องหมาย << >> กั้นแต่ละฟิลด์ผนวก
4.กลับไปเลือก Tools -> Mail Merge อีกครั้งหนึ่ง แล้วเลือก 3 Merge ก็จะได้เอกสาร Form Letter จำนวนตามที่ต้องการ โดยสามารถ ผนวกเอกสารหลักกับแหล่งข้อมูลทั้งหมด หรือ เลือกเฉพาะข้อมูลได้ จาก Records to be merged